Vorlage — Pflege-Checkliste (monatlicher Review)

Diese Checkliste hält Ihre Wissensbasis aktuell und vertrauenswürdig. Der KI-Champion arbeitet sie einmal im Monat in einem festen Termin ab (ca. 1–2 Stunden).

Vor dem Termin

• Feedback exportieren/sichten – alle „Daumen runter" seit dem letzten Review.

• Unbeantwortete/abgelehnte Fragen sammeln (Kandidaten für neue Schicht-3-Dokumente).

Inhaltliche Pflege

• Jede negative Rückmeldung einordnen: fehlendes Dokument (→ neu erstellen) oder Avatar-Verhalten (→ Systemprompt anpassen)?

• Neue wiederkehrende Frage → als neue Golden Question aufnehmen und ein Schicht-3-Dokument dafür anlegen.

• Geänderte Beträge/Fristen in den Tabellen aktualisieren.

• Geltungsdaten prüfen: Dokumente, deren „Stand" älter als die letzte relevante Änderung ist, überarbeiten.

Update-Trigger prüfen

• Gesetzesänderungen / neue Verordnungen seit letztem Review?

• Neue Rundschreiben (GKV-SV, Verbände)?

• Geänderte Hausregeln / Selektivverträge?

• Falls ja: betroffene Dokumente identifizieren und aktualisieren.

Avatar & Qualität

• Stichprobe: 5 Golden Questions erneut testen – noch korrekt?

• Quellenpriorität im Avatar noch passend (verweist er zuerst auf die Antwortschicht)?

• Verantwortliche in geänderten Dokumenten aktuell?

KPIs (quartalsweise)

• Antwortquote – Anteil brauchbarer Antworten (aus Feedback).

• Nutzungsquote – aktive Nutzer/Woche im Bereich.

• Eskalationsersparnis – weniger Rückfragen an Schlüsselpersonen?

Skalierungs-Check

• Läuft der Bereich stabil? Wenn ja: nächsten Bereich nach den Auswahlkriterien (Roadmap Schritt 0) starten – mit dem erprobten Blueprint.

Review-Notiz (zum Festhalten)

Pflege ist kein Sonderfall, sondern Normalbetrieb. Ein fester monatlicher Termin verhindert, dass aus einer guten Wissensbasis nach sechs Monaten eine Fehlerquelle wird.